Datenschutz zur KI-gestützten Telefonassistent

Wenn Sie uns anrufen, werden die Anrufdaten auf dem jeweiligen Endgerät und beim eingesetzten Telekommunikationsanbieter pseudonymisiert gespeichert. Außerdem können Daten wie Name und Telefonnummer im Anschluss per E-Mail versendet und zur Anfragebeantwortung gespeichert werden. Die Daten werden gelöscht, sobald der Geschäftsfall beendet wurde und es gesetzliche Vorgaben erlauben.

KI-gestützter Telefonassistent (fonio.ai)

Zur Unterstützung bei der Anrufbearbeitung und zur Verbesserung unserer telefonischen Erreichbarkeit setzen wir einen KI-gestützten Telefonassistenten ein.

Anbieter: fonio GmbH, Joanelligasse 5/16, 1060 Wien, Österreich
Website: www.fonio.ai

Zweck der Verarbeitung:

– Entgegennahme und Bearbeitung eingehender Telefonanrufe
– Beantwortung häufiger Fragen zu Behandlungen, Preisen und Öffnungszeiten
– Weiterleitung an zuständige Mitarbeiter bei Bedarf
– Aufnahme von Anliegen und Kontaktdaten für Rückrufe
– Versand von SMS mit Terminbuchungslinks oder Wegbeschreibungen

Verarbeitete Daten:

– Telefonnummer des Anrufers
– Datum, Uhrzeit und Dauer des Anrufs
– Gesprächsinhalte (Transkription des Telefonats)
– Ggf. genannte personenbezogene Daten wie Name und E-Mail-Adresse
– Ggf. Audioaufzeichnung des Gesprächs
– Automatisch erstellte Gesprächsprotokolle und Zusammenfassungen
– Technische Verbindungs- und Metadaten

Hinweis: Anrufer werden zu Beginn jedes Gesprächs darüber informiert, dass sie mit einem KI-Telefonassistenten sprechen und dass das Gespräch aufgezeichnet wird. Wenn Sie das Gespräch nach diesem Hinweis fortsetzen, erteilen Sie Ihre Einwilligung in die nachfolgend beschriebenen Datenverarbeitungen. Lehnt ein Anrufer die Aufzeichnung ab, wird er an einen Mitarbeiter weitergeleitet. In diesem Fall werden die bis dahin angefallenen Gesprächsdaten und Aufzeichnungen automatisch und sofort gelöscht.

Rechtsgrundlage:

– Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung): Die technisch notwendige Gesprächsaufzeichnung und -auswertung durch die KI-Software erfolgt auf Grundlage Ihrer Einwilligung, die Sie durch Fortsetzen des Gesprächs nach dem entsprechenden Hinweis erteilen. Die Einwilligung ist freiwillig und kann jederzeit widerrufen werden.

– Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse): Unser berechtigtes Interesse liegt in der effizienten Organisation der telefonischen Erreichbarkeit sowie der strukturierten Erfassung von Anfragen.

– Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung bzw. vorvertragliche Maßnahmen): Soweit Anrufe der Anbahnung oder Durchführung eines Behandlungsverhältnisses dienen.

Einsatz von KI-Funktionen:

fonio.ai nutzt KI-gestützte Systeme zur Spracherkennung, Gesprächsanalyse und strukturierten Zusammenfassung von Gesprächsinhalten. Die Verarbeitung erfolgt automatisiert, jedoch ausschließlich zu organisatorischen Zwecken (z.B. Beantwortung von Fragen, Weiterleitung an das Team, Erfassung von Rückrufbitten).

Eine automatisierte Entscheidungsfindung im Sinne von Art. 22 DSGVO findet nicht statt. Medizinische Beurteilungen oder Behandlungsentscheidungen werden ausschließlich durch unsere Ärzte vor Ort getroffen.

Personenbezogene Daten werden weder von fonio.ai noch von deren Sub-Auftragsverarbeitern zum Training, zur Verbesserung oder zur Evaluierung von KI-Modellen verwendet.

Auftragsverarbeitung:

Für den Einsatz von fonio.ai wurde ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) gemäß Art. 28 DSGVO abgeschlossen.

Serverstandort und Datenverarbeitung:

– Hosting: Hetzner Online GmbH, Nürnberg, Deutschland (EU)
– Sprachmodell (LLM): Microsoft Azure, Schweden (EU)
– Alle sensiblen Daten verbleiben innerhalb der Europäischen Union.

fonio.ai setzt zur Erbringung seiner Leistungen ausgewählte Sub-Auftragsverarbeiter ein. Soweit eine Datenübermittlung in Drittländer erfolgt, geschieht dies ausschließlich auf Grundlage geeigneter Datenschutzgarantien, insbesondere durch Standardvertragsklauseln gemäß Art. 46 DSGVO oder im Rahmen eines Angemessenheitsbeschlusses der EU-Kommission.

Eine vollständige Übersicht der von fonio.ai eingesetzten Sub-Auftragsverarbeiter finden Sie in der Datenschutzerklärung von fonio.ai: https://docs.fonio.ai/Datenschutz/AVV

Speicherdauer:

Gesprächsdaten und Transkripte werden regelmäßig überprüft und gelöscht, sobald sie für die Bearbeitung des Anliegens nicht mehr erforderlich sind, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungsfristen entgegenstehen. Audioaufzeichnungen werden nach maximal 30 Tagen automatisch gelöscht. Bei Ablehnung der Aufzeichnung durch den Anrufer werden Transkript und Audioaufzeichnung umgehend automatisch gelöscht.

Hinweis zu sensiblen Daten:

Wir bitten darum, im Rahmen von Telefonaten mit dem KI-Assistenten keine besonders sensiblen personenbezogenen Daten (z.B. Gesundheitsdaten, die über das Anliegen hinausgehen) mitzuteilen. Für medizinische Anliegen stehen unsere Ärzte im persönlichen Gespräch zur Verfügung.

Ihre Rechte:

Ihnen stehen folgende Rechte nach der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) zu:

– Recht auf Auskunft über die verarbeiteten Daten (Art. 15 DSGVO)
– Recht auf Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO)
– Recht auf Löschung Ihrer Daten (Art. 17 DSGVO)
– Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
– Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
– Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO)
– Recht auf Widerruf einer erteilten Einwilligung (Art. 7 Abs. 3 DSGVO), ohne dass die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung berührt wird

Zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich bitte an: kontakt@goaesthetic.at

Darüber hinaus haben Sie das Recht, eine Beschwerde bei der zuständigen Datenschutzbehörde einzureichen:

Österreichische Datenschutzbehörde
Barichgasse 40-42, 1030 Wien
E-Mail: dsb@dsb.gv.at
Website: www.dsb.gv.at

Hinweis gemäß EU AI Act:

Gemäß der Verordnung (EU) 2024/1689 (EU AI Act) weisen wir darauf hin, dass bei telefonischer Kontaktaufnahme mit GoAesthetic ein KI-System zum Einsatz kommen kann. Der KI-Telefonassistent identifiziert sich zu Beginn jedes Gesprächs als künstliche Intelligenz.

Stand: August 2026